Förbättra din
dokumenthantering

Dokumenthantering


Letar du efter ett smidigare och mer sömlöst sätt att hantera företagets dokument? Arbetar du med företagets KMA-pärm? Eller håller ert företag på att expandera och har nu börjat arbeta mer aktivt med IT-säkerhet? Oavsett varför du har hittat hit så är funktionen för dokumenthantering precis vad du behöver.

Med dokumenthanteringen kan du redigera och förhandsgranska dina dokument direkt i vårt system, utan att behöva ladda ned, spara om och ladda upp filerna på nytt. När du gjort dina ändringar uppdateras dokumentet och blir tillgängligt för alla användare som ni vill ska kunna nå det – utan att behöva mejla eller skriva ut nya dokumentversioner. Den genomgående mappstrukturen går att använda på alla projekt och du slipper problemet med dokumentdubletter och olika stavningar på mappar. Den fysiska KMA-pärmen, pappershögar med viktiga dokument i olika versioner och en svajig IT-säkerhet blir ett minne blott.

Säkrare, smartare och bättre struktur


Fördelar

  • Få bättre ordning och struktur på dokumenten
  • Slipp dubbelarbete
  • Kom bort från lokalt nersparade filer
  • Filuppdateringar blir direkt tillgängliga för alla
  • Enkelt att nå oavsett var du är

Funktioner

  • Hantera behörigheter för dokumenten
  • Skapa dokumentmallar – arbeta snabbare
  • Bygg mappstrukturer för ökad enkelhet
  • Redigera dokumenten online
  • Förhandsgranska dokument direkt i systemet

Vi har fler funktioner i vårt projekthanteringssystem som hjälper dig att minska på administrationen och skapa mer strukturerade arbetsdagar. Även vår resursplanering, arbetsorder och tidrapportering hjälper dig med detta. För att få bättre koll på lönsamheten kan du skapa kalkyler baserat på de förfrågningar ni får in, samt följa upp det ekonomiska med vår projektuppföljning. 

Läs mer om våra andra funktioner

Detta får du som kund till oss

Detta säger våra kunder om oss


Bunkeflo missar inte längre debiterbar tid


Innan Bunkeflo Byggplåt började använda vår projekthantering tappade de 20% av all debiterbar tid vid fakturering. Nu har företagets ekonomi förbättras och faktureringsarbetet blivit roligare.

Läs mer

Integrerar till exempel med:


Vi integrerar snabbt och enkelt med de flesta typer av system: affärssystem, lönesystem, branschprogram, kundprogram och kundportaler. Vi har också kopplingar mot flera av Sveriges ledande hantverksgrossister, vilket innebär att det du handlar automatiskt lägger sig på rätt arbetsorder som en materialrad.

Det ska vara enkelt för dig att koppla på oss till de system du redan använder och är van vid – vi anpassar oss till ditt arbetssätt.

Läs mer om vilka system vi integrerar med

Genom att automatisera och förenkla kan vi lägga ännu mer fokus på de områden där vi verkligen skapar nytta och värde för våra kunder.”

Jonas Zetterqvist, Chief Digital Officer på JSB

Vanliga frågor


Här får du svar på det som många vill veta om dokumenthantering.

Vilken typ av dokument kan jag redigera online?

I dagsläget kan du redigera Word-, PowerPoint- och Excel-dokument med filformat doc, docx, xls, xlsx, ppt och pptx.

Vad är en dokumentmall?

En dokumentmall är ett Word-, PowerPoint- eller Excel-dokument som du vill använda som mall för dina projekt. Det kan till exempel vara ett mötesprotokoll eller en UE-förfrågan som du vill ska se likadan ut på alla dina projekt. Med hjälp av taggar i mallen har du möjlighet att länka till fält som du fyllt i på orderkortet inne i vårt system. När dokumentmallen öppnas från ditt projekt hämtas informationen från orderkortet och ersätter taggarna i dokumentet så att du slipper fylla i informationen manuellt.

Hur fungerar mappstrukturer?

Du kan skapa färdiga mappstrukturer som säkerställer att det alltid är samma mappstruktur på dina projekt. Du kan till exempel bygga upp en färdig struktur som motsvarar flikarna du har i din KMA-pärm. Mappstrukturen som du skapar blir automatiskt tillgänglig när du skapar ett nytt projekt. Du kan såklart även komplettera med fler mappar på ett enskilt projekt.

Hur hanterar jag behörigheter på mina dokument?

Behörigheter kan antingen sättas direkt på ett enskilt dokument eller på en mapp i en mappstruktur. Du kan välja att sätta behörigheter på gruppnivå eller för enskilda individer. Du kan dessutom skilja på vem som ska kunna visa, redigera, flytta, ta bort eller ladda ner ett dokument. Detta ger dig en stor flexibilitet när du ska hantera behörigheter för din organisation.

På vilket sätt ökar dokumenthantering vår IT-säkerhet?

Genom att all projektdokumentation både kan redigeras och sparas direkt i molnet kommer ni inte att behöva ha era dokument sparade lokalt på era datorer. Om en dator skulle gå sönder eller bli stulen finns det alltså inga dokument på den – allting ligger säkert sparat online, med tillgång till versionshistorik och automatisk regelbunden säkerhetskopiering. Du kan dessutom hantera behörigheter på dokumenten.

Kan jag förhandsgranska dokument direkt i webbläsaren?

Ja, det kan du göra. Med en knapptryckning kan du dessutom öppna dokumentet i Word, PowerPoint eller Excel för att redigera det utan att först behöva ladda hem det till din dator. Förhandsgranskar du ett e-postmeddelande ser du även eventuella bifogade filer i mejlet.

Vill du veta mer?

Ring Marie!
Innesäljare och Customer Success
marie.andersson@addmobile.se

040-66 33 115